Заявка на поставку — это первый шаг любой сделки: покупатель говорит, что ему нужно, и ждёт цену. Для поставщика это точка, где заказ можно выиграть или потерять — всё решают полнота заявки и скорость ответа. Разбираем, что такое заявка на поставку товара, что в ней должно быть, показываем образец — и объясняем, как ответить на неё быстрее конкурентов.
Что такое заявка на поставку товара
Заявка на поставку товара — это обращение покупателя к поставщику с перечнем нужного товара и просьбой рассчитать стоимость и условия. По сути это вопрос «сколько будет стоить вот это?» — и от того, как быстро и точно поставщик на него ответит, зависит, состоится ли сделка.
Заявка запускает всю цепочку: на её основании поставщик готовит расчёт, затем коммерческое предложение или счёт, а после согласования — спецификацию к договору поставки.
Что должна содержать заявка
Хорошая заявка экономит время обеим сторонам. В ней стоит указать:
- Кто заявитель и контакты — организация, ФИО, телефон, почта для ответа.
- Перечень позиций — наименование с характеристиками (марка, размер, ГОСТ), достаточными для однозначного понимания.
- Количество и единицы измерения — сколько и в чём.
- Срок поставки и адрес — к какой дате и куда нужен товар.
- Условия — нужна ли доставка, форма оплаты, допустимы ли аналоги-замены.
- Срок ответа — до когда ждут расчёт.
Ключевой момент — точность наименований. Чем понятнее описаны позиции, тем быстрее и точнее поставщик посчитает. Но в реальности заявки приходят «как есть»: с сокращениями, разным порядком характеристик и строками вроде «то же, но Ø57». Разбирать это — работа поставщика, и её можно ускорить.
Образец заявки на поставку
Строгой формы для обычной коммерции нет, но табличная часть заявки обычно выглядит так:
| № | Наименование товара | Ед. | Кол-во | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Труба стальная ВГП Ø50×3,5, ГОСТ 3262 | п.м | 420 | оцинк. допустимо |
| 2 | Отвод стальной 90° Ø57 | шт | 60 | — |
| 3 | Кран шаровой Ду50 | шт | 18 | под воду |
Плюс шапка с реквизитами заявителя и строка «Прошу рассчитать стоимость и срок поставки до __». Обратите внимание: в заявке нет цен — их проставляет поставщик. Это и есть его работа по обсчёту.
В какой форме приходят заявки
На практике заявки прилетают в самом разном виде, и поставщик не может диктовать формат — иначе часть клиентов просто уйдёт к тем, кому проще отправить:
- Excel-таблица — удобнее всего, но оформление у всех своё.
- PDF — часто это выгрузка или скан спецификации из проекта.
- Письмо или сообщение в свободной форме — списком, иногда прямо в теле письма.
- Фото или скан — сфотографированный лист со списком позиций.
Разнобой форматов — отдельная головная боль. Хороший подход — принимать заявку в любом виде и уже на своей стороне приводить её к рабочему состоянию, а не гонять клиента переделывать файл.
Как поставщику ответить первым
Между «пришла заявка» и «отправлен счёт» стоит рутина: прочитать заявку, найти каждую позицию в своём прайсе, проставить актуальные цены, посчитать и оформить. На заявке в сотни позиций это легко занимает полдня — и пока менеджер считает, конкурент уже отправил счёт.
ИИсчёт принимает заявку в PDF или Excel как есть, автоматически подбирает к каждой позиции строку из вашего прайса и формирует готовый счёт. Менеджер проверяет спорные места и отправляет — раньше, чем конкуренты закончат считать вручную. Почему скорость ответа напрямую влияет на выручку — в статье «Кто первым выставил счёт — тот и продал».
Ответьте на заявку за минуты
Пришлите свой прайс и реальную заявку клиента — покажем, как быстро по ней соберётся счёт. Бесплатно, на этапе тестирования.
Получить демо