Обсчёт заявки — самый предсказуемый процесс в работе поставщика: получили список позиций, нашли их в прайсе, собрали счёт. И при этом — один из самых медленных и ручных. Разбираем по шагам, как превратить эту рутину в минутную операцию, что можно автоматизировать уже сейчас, а где по-прежнему нужен человек.
Что именно мы автоматизируем
Важно сразу разделить две вещи. Автоматизация обсчёта заявки — это не про то, чтобы заменить продавца. Это про то, чтобы убрать из его дня механическую работу, которая не требует ума, но требует времени.
Если разложить путь от входящей заявки до отправленного счёта, получится примерно такая цепочка:
- прочитать заявку (PDF, Excel, скан, свободная форма);
- для каждой позиции найти соответствие в своём прайсе;
- разгадать сокращения, синонимы и разный порядок характеристик;
- сверить единицы измерения и количества;
- отметить, чего нет в наличии;
- собрать всё в счёт и проверить итоги.
Пункты 1–5 — это чистая рутина. Именно она автоматизируется. За человеком остаётся то, что человек делает лучше: финальная проверка и переговоры.
Автоматизация здесь — не «магическая кнопка вместо менеджера», а конвейер, который снимает с менеджера самую скучную половину работы.
Путь «заявка → счёт» по шагам
Шаг 1. Прайс превращается в умную базу
Вы один раз загружаете свою номенклатуру с ценами в обычном Excel. Дальше сервис «знает» ваш ассортимент и умеет находить в нём позиции. Это делается однократно, а при смене цен вы просто обновляете файл — заново ничего настраивать не нужно.
Шаг 2. Заявка загружается как есть
Клиент прислал спецификацию в PDF, выгрузку в Excel или список «как получилось»? Всё это загружается без переделки. Не нужно просить клиента приводить файл к какому-то формату — это лишний барьер, из-за которого часть клиентов просто уходит к тому, кому проще отправить.
Шаг 3. Позиции подбираются автоматически
Для каждой строки из заявки система находит подходящую позицию в вашем прайсе — по смыслу, а не по точному совпадению букв. «Труба ст. ВГП Ø50×3,5» и «Тр. стальная водогазопроводная 50*3.5» распознаются как одна позиция. Почему это ключевой и самый сложный шаг — подробно в статье про сопоставление номенклатуры с прайсом.
Шаг 4. Проверка и отправка
Менеджер получает готовый черновик счёта, где спорные позиции подсвечены, а то, чего нет в прайсе, помечено как «не найдено». Он смотрит свежим взглядом, правит спорные места — и отправляет счёт. Проверить готовое всегда быстрее, чем собирать с нуля.
Что это даёт бизнесу
Три эффекта складываются в один результат: больше обсчитанных заявок → больше отправленных счетов → больше сделок. Причём без расширения штата — просто из процесса убирается «бутылочное горлышко». А ещё уходит зависимость от одного-двух «незаменимых» сотрудников, которые держат сортамент в голове.
Отдельно стоит скорость. О том, почему быстрый ответ на заявку напрямую конвертируется в заказы, мы подробно писали в статье «Кто первым выставил счёт — тот и продал».
Кому это нужно в первую очередь
Максимальный эффект
- Поставщики стройматериалов и металлопроката
- Оптовые дистрибьюторы с прайсом в тысячи позиций
- Отделы снабжения, сверяющие заявки с предложениями
- Все, к кому заявки приходят списком позиций
Признаки, что пора
- Заявки ждут очереди до свободного менеджера
- Обсчёт зависит от одного «знатока ассортимента»
- Счета уходят на следующий день
- Часть входящих заявок вообще не успевают обсчитать
Как начать за 5 минут
Никакого долгого внедрения и интеграций для старта не требуется:
- Регистрация. Email и пароль — без анкет.
- Загрузка прайса. Excel с наименованиями, единицами и ценами. Система подготовит базу сама.
- Первая заявка. Загружаете реальную заявку и смотрите, как она раскладывается на позиции вашего прайса.
Именно так работает ИИсчёт — самостоятельный веб-сервис для поставщиков и снабженцев. На этапе тестирования им можно пользоваться бесплатно.
Соберём счёт по вашей реальной заявке
Пришлите свой прайс и заявку клиента — и увидите весь путь «заявка → счёт» на своих данных, за минуты.
Получить демоТри мифа об автоматизации
Миф 1: «Это заменит наших менеджеров». Нет. Автоматизация убирает рутину, а не людей. Менеджер начинает заниматься тем, ради чего его наняли, — продажами и переговорами, а не поиском строк в прайсе.
Миф 2: «Нам придётся всё переделывать под систему». Нет. Прайс — обычный Excel, заявки — в тех форматах, в которых их присылают клиенты. Клиента ни о чём просить не нужно.
Миф 3: «Машина ошибётся, и мы отправим неверный счёт». Именно поэтому в процессе есть этап проверки. Система не притворяется непогрешимой: спорные позиции подсвечиваются, а финальное решение остаётся за человеком. В итоге ошибок становится меньше, чем при многочасовом ручном поиске «на усталости».